Het Hoogheemraadschap van Rijnland in Leiden en het Hoogheemraadschap van Schieland en de Krimpenerwaard (HHSK) in Rotterdam hebben hun samenwerking verder geïntensiveerd. Vanaf 1 januari 2016 verzorgt de nieuwe afdeling Financiële Administratie vanuit Rotterdam met één integraal ERP-systeem van AllSolutions de financiële administratie voor beide waterschappen.

"We maken met deze harmonisatie en integratie van processen en systemen een goede efficiencyslag", vertelt Gert van der Kooij, directeur HH Rijnland. "We werken slim samen en kunnen met minder middelen meer doen, met een hogere effectiviteit. Bovendien vergroten we onze transparantie naar politiek en samenleving."

Van elkaar leren

De twee waterschappen zijn niet alleen goede buren, maar ook goede vrienden die inmiddels op meerdere gebieden met elkaar optrekken. Zo maakt HHSK gebruik van de Rijnland Aquademie voor opleiding, training en talentontwikkeling.

Voor ons waren de uitgangspunten voor een nieuw systeem kosten, kwaliteit en kwetsbaarheid.

"Onze banden werden aangehaald toen HH Rijnland op zoek ging naar een nieuw financieel en administratief systeem", legt Marc Advocaat, manager bedrijfsvoering HHSK, uit. Voor ons waren de uitgangspunten voor een nieuw systeem kosten, kwaliteit en kwetsbaarheid.

Meer massa maakt ons als kleine speler minder kwetsbaar en leidt tot een kwaliteitsverbetering en kostenbesparing. We hebben dan ook besloten een gezamenlijke business case te maken."

Systeem, organisatie én mens

Het gezamenlijke traject om tot één integraal ERP-systeem voor beide waterschappen te komen, bestond uit drie sporen: het bouwen van het systeem, het neerzetten van een nieuwe gemeenschappelijke financiële administratieve organisatie en het realiseren van een cultuurverandering.

"Dit laatste spoor was erg belangrijk", geeft Van der Kooij aan. "We hebben bewust op de factor mens ingezet, want een nieuw systeem betekent ook een andere werkwijze en het loslaten van het oude bekende. Dan kom je weerstand tegen, dus je moet je mensen meenemen in die transitie."

De cultuurverandering werd daarom ook bewust begeleid. "Ook al bleven de processen voor ons vrijwel hetzelfde, onze mensen moesten wennen aan de nieuwe knopjes", vertelt Advocaat.

Aanbesteding via Best Value Procurement

De aanbesteding werd gedaan volgens de werkwijze van Best Value Procurement (prestatie-inkoop), een methode die veelvuldig wordt gebruikt door Rijkswaterstaat. "Een BVP verloopt volgens bepaalde strikte regels", geeft Van der Kooij aan.

"De essentie is dat je op zoek gaat naar een expert die met je meedenkt en de meeste waarde biedt voor de beste prijs. AllSolutions kwam uiteindelijk als beste uit de bus. Hun visie, oplossingsrichtingen en software sluiten goed aan bij onze bedrijfsvoering."

Hard werken, goed resultaat

Het halen van de deadline ging niet zonder slag of stoot. Van der Kooij: "Er was te veel druk aan het einde van het traject. Wij hebben er zelf meer uren en menskracht ingestoken dan we vooraf hadden ingeschat.

Maar het commitment van zowel de waterschappen als van AllSolutions was groot.

Tegen mijn belofte in hebben we tussen kerst en de jaarwisseling moeten doorwerken om de uiteindelijke dataconversie te testen. Als beloning konden we op 1 januari 2016 probleemloos overstappen; daar was ik erg blij mee." 

Ook de samenwerking met AllSolutions had zowel glans als wrijving. "Bij hoogspanning kwam de directie om de tafel zitten om zaken op te lossen", geeft Van der Kooij aan. "Maar het commitment van zowel de waterschappen als van AllSolutions was groot en we hebben nergens een noodscenario voor nodig gehad."

Integratie: processen samen

Het ERP-systeem van AllSolutions is omgedoopt tot Prosa; de afkorting van 'Processen samen’. Inmiddels staat er één centrale database en in totaal zijn er circa 1200 gebruikers. De werkprocessen van beide waterschappen zijn op elkaar afgestemd.

Van der Kooij: "Een voordeel hiervan is dat we in de toekomst gemakkelijk mensen kunnen uitwisselen, zoals projectleiders met specifieke expertise. Zo kunnen we flexibel en doelmatig gebruikmaken van de kennis en kunde die we nodig hebben.

Prosa werkt goed samen met de bestaande systemen voor onder meer document management (Corsa), onderhoud en beheer (Ultimo) en eHRM. "We hebben zo'n zeven interfaces laten bouwen en die functioneren prima", geeft Advocaat aan.

Van der Kooij: ”Je ziet nu al de spin-off van de samenwerking tussen Prosa en Ultimo: we zijn straks in staat het strategisch onderhoud beter te doen. Ik denk zeker dat we hiermee extra besparingen kunnen realiseren.”

Harmoniseren, centraliseren en standaardiseren

De winst van de nieuwe werkwijze en systemen is duidelijk. "Onze corebusiness van de financiële administratie is verantwoording afleggen en begrotingen maken", geeft Van der Kooij aan. "We werken doelmatiger en hebben meer en beter inzicht.

Ook onze transparantie en governance zijn toegenomen." Daarnaast worden er nieuwe efficiencyslagen geïnitieerd. Advocaat: "We willen processen als inkoop, contractmanagement en voorraadbeheer harmoniseren, standaardiseren en centraliseren. Eenduidigheid is de sleutel.

" Ander groot winstpunt is het genereren van managementrapportages. Van der Kooij: “We zijn meer in control en hebben we op elk gewenst moment inzicht. We moeten hierin nog wel stappen maken. Ook dit is een leerproces en uiteindelijk zullen we de controle en sturing verder professionaliseren."

Bekijk de video over het systeem hieronder